Checklist do Fecho

10h55 · Intervenção A checklist que todos os gestores deviam utilizar antes do fecho do exercício Paula Franco · Bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados

A checklist que todos os gestores deviam utilizar antes do fecho do exercício

Porquê planear o fecho?

1

Planear o fecho do exercício com antecipação é assegurar que as escolhas certas são feitas atempadamente.

2

O planeamento visa não apenas reduzir o encargo do IRC ou outros impostos, mas evitar riscos fiscais e contabilísticos.

3

É um exercício sobre riscos:

FinanceirosFiscaisDe negócio

Prazos e datas

Faltam 70 dias para fechar o exercício

O que ainda se decide até 31 de dezembro — e o que se segue.

Hoje

15 dez 2026

Pagamentos por conta3.º pagamento por conta e pagamento adicional por conta de IRC.

31 dez 2026

Fecho do exercícioÚltima data para investir, ajustar a frota, pagar prémios isentos, inventariar e reconciliar saldos.

31 mar 2027

Aprovação de contasAplicação de resultados — lucros levados a reservas contam para o ICE.

31 mai 2027

Modelo 22Declaração de IRC (último dia útil de maio).

15 jul 2027

IES e dossiersIES, dossier fiscal e dossier de preços de transferência (quando obrigatório).

Prazos legais para períodos de tributação coincidentes com o ano civil; podem ser prorrogados por despacho.

1 / 8 Uma proposta de checklist

Benefícios fiscais

Representam oportunidade, mas também riscos — e prazos que se prolongam por vários anos.

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A opção mais relevante pode ser não utilizar benefícios fiscais.

Exemplo 1

RFAI

Regime fiscal de apoio ao investimento

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Risco

Correções massivas

Prazos de caducidade alargados ao da realização do investimento ou da manutenção dos postos de trabalho.

Manter bens e postos de trabalho: 3 anos (PME) · 5 anos (restantes)

Exemplo 2

SIFIDE II

indireto · investimento em fundos

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Risco

Reposição do benefício

Se os fundos não concretizarem o investimento em I&D — grande imprevisibilidade. A via indireta terminou em 2026.

Fundos: 5 anos (antes 3) para investir as contribuições

Exemplo 3

ICE

Incentivo à capitalização das empresas

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Risco

Saídas que anulam o benefício

Distribuições de lucros ou reservas e reduções de capital abatem aos aumentos líquidos de capitais próprios; se a soma for negativa, a dedução é zero.

Janela de 7 períodos (desde 2023) · Euribor 12m + 2 p.p. · máx. 4 M€ ou 30% do EBITDA fiscal

2 / 8 Uma proposta de checklist

Tributações autónomas

Frotas

Escolha das frotas fiscalmente mais eficientes.

art. 88.º, n.º 3Combustão 8% < 37 500 € · 25% até 45 000 € · 32% acimaart. 88.º, n.º 18Plug‑in e GNV 2,5% < 37 500 € · 7,5% até 45 000 € · 15% acimaElétricos 0% até 62 500 € · 10% acima

Encargos promocionais

Tratar encargos com natureza de publicidade como promocionais e não como representação — constituir dossier de defesa.

art. 88.º, n.º 7Representação 10%Promoção e publicidade fora do art. 88.º — sem TA

Prémios à gestão

Planear a atribuição de prémios à gestão, eventualmente com diferimento do pagamento.

art. 88.º, n.º 13, al. b)35% se > 25% da remuneração anual e > 27 500 €Exceto se ≥ 50% diferido por 3 anos, condicionado ao desempenho positivo

art. 88.º, n.º 14 Prejuízo fiscal: +10 p.p. em todas as taxas — exceto quem teve lucro tributável em 2023, 2024 ou 2025 e entregou a Modelo 22 e a IES de 2024 e 2025 dentro do prazo.

3 / 8 Uma proposta de checklist

Dedução fiscal de gastos empresariais

Despesas semelhantes, tratamentos fiscais muito diferentes. O foco está nos documentos de suporte que contextualizam a natureza e a razão de cada gasto.

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Quais destas despesas são menos penalizadoras para a empresa?

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Que cuidados deve ter quem as apresenta?

Despesa	Dedutível?	Tributação autónoma
Promocionais	✓Se demonstrado o fim comercial	Não
Deslocação e estada	✓Na totalidade, com documento legal	Não
Representação	✓Sim	10%art. 88.º, n.º 7
Ajudas de custo e km	✓Só com mapa itinerário	5%art. 88.º, n.º 9 · salvo se faturadas a clientes ou tributadas em IRS
Sem documento	✗Não	50%art. 88.º, n.º 1 · e não dedutíveis

3 / 8 Tipo a tipo

O que é, que documento, que imposto

Despesas promocionais

O que é: Incorridas para promover os bens e serviços da empresa. Podem incluir deslocações de trabalhadores e de terceiros — o que conta é o fim comercial.
Documento: Fatura e evidência do fim comercial (campanha, evento, materiais).
Fiscalidade: Dedutíveis e sem tributação autónoma, desde que demonstrada a relação com os rendimentos sujeitos a IRC.
Sugestão: Constituir dossier de defesa para que não sejam requalificadas como representação.

Deslocação e estada

O que é: Transporte, alojamento e refeições de trabalhadores ao serviço da empresa, fora do local de trabalho.
Documento: Fatura ou documento equivalente emitido de forma legal, em nome da empresa.
Fiscalidade: Aceites na totalidade; sem tributação autónoma.
Sugestão: Identificar quem efetuou a despesa e o motivo da deslocação.

Despesas de representação

O que é: Receções, refeições, viagens e espetáculos oferecidos a clientes, fornecedores ou outros terceiros — envolvem sempre terceiros.
Documento: Fatura emitida de forma legal.
Fiscalidade: Dedutíveis, mas com tributação autónoma de 10% (20% em prejuízo fiscal).
Sugestão: Identificar os funcionários e os terceiros envolvidos e justificar a despesa.

Ajudas de custo

O que é: Abono ao trabalhador deslocado ao serviço da entidade patronal, para gastos acrescidos (alimentação, alojamento), sem apresentação do documento da despesa.
Documento: Mapa itinerário: beneficiário, local, data, tempo e objetivo da deslocação, montante diário.
Valores 2026: 65,89 €/dia em território nacional148,91 €/dia no estrangeiroLimites de isenção de IRS · órgãos sociais: 72,65 € e 167,07 €
Fiscalidade: Sem mapa, não são dedutíveis. Com mapa, tributação autónoma de 5% — salvo se faturadas a clientes ou tributadas em IRS.
Sugestão: Ponderar faturar ao cliente as deslocações que ele originou.

Km em viatura própria

O que é: Compensação ao trabalhador pelo uso da sua viatura ao serviço da empresa.
Documento: Mapa itinerário com matrícula, local, data, objetivo, quilómetros e valor por km.
Valores 2026: 0,40 €/kmLimite de isenção de IRS e Segurança Social · portagens e estacionamento à parte
Fiscalidade: Mesmo regime das ajudas de custo: tributação autónoma de 5%, salvo se faturadas a clientes ou tributadas em IRS.
Sugestão: Confirmar que o valor por km não excede o limite de sujeição a IRS.

3 / 8 Teste rápido

Que despesa é esta?

Stand e materiais numa feira do setor para apresentar os novos produtos da empresa.

Fim comercial: promoção dos bens e serviços da empresa.

Almoço com um potencial cliente para negociar um contrato.

Razões empresariais que envolvem terceiros, sem carácter promocional.

Viagem e hotel pagos diretamente pela empresa a um técnico que vai instalar equipamento num cliente.

Incorrida com um trabalhador, diretamente pela empresa.

Abono diário ao trabalhador em serviço fora do local habitual, sem apresentação de faturas.

Abono para gastos acrescidos; não implica documento da despesa.

4–6 / 8 Uma proposta de checklist

Pessoas, saldos e partes relacionadas

Gratificações de balanço e prémios de produtividade

Isenção anual de IRS: até 6% da remuneração base anual, se a empresa fizer aumento salarial ≥ 4,6% (art. 19.º‑B EBF)
Evitar a “regularidade”

Pagar até 31 dez 2026

Reconciliação de saldos de contas

Indispensável para demonstrações financeiras de qualidade e para reduzir o risco de correções por métodos indiretos e/ou normas antiabuso.
Atenção aos ativos cujo recebimento ou recuperação se prolonga por vários períodos — ex.: PEC não recuperável, valores no Fundo de Compensação.

Antes do fecho — 31 dez

Relações sócios‑sociedade

Mesmo sem obrigação de dossier de preços de transferência, é essencial documentar a forma de fixar preços das operações entre partes relacionadas.
Em particular, transações de financiamento.

Dossier de preços de transferência: 15 jul 2027

7 / 8 Uma proposta de checklist

Os riscos fiscais do negócio

O elemento-chave da checklist deve ser o nível de risco que se pretende assumir na empresa.

Forma sobre a substância Mais recursos

→
Obriga a empresa a ter mais recursos humanos (internos e/ou externos) e tecnológicos — softwares de gestão, contabilidade, RH, stocks.
→
Validar faturas e controlar procedimentos fiscais: abates de existências e inventários, notas de crédito, 21‑RFI, certificados de residência fiscal.
→
Aumento de custos. Não há espaço para a materialidade.

Substância sobre a forma Materialidade

→
Relevância nas operações materiais.
→
Há que contar com a probabilidade de ocorrência de inspeções para gerir o risco fiscal.

8 / 8 Uma proposta de checklist

Utilização preditiva dos resultados para apoiar a gestão

Fazer uso das contas para apoiar a gestão do negócio permite antecipar e evitar riscos.

01

Usar as contas

As demonstrações financeiras como ferramenta de gestão, não só de cumprimento.

02

Orçamentar e analisar

Preparar orçamentos e análises de custos, receitas e investimentos.

03

Potenciar com IA

Usar ferramentas de IA para potenciar a qualidade da análise das contas.

Antes do fecho do exercício

A checklist

Benefícios fiscais

RFAI 3/5 anos · ICE: atenção às saídas de capital

Tributações autónomas

Frota, promoção vs. representação, prémios diferidos

Gastos empresariais

Faturas e mapas itinerários completos

Gratificações e prémios

Até 6% isento · pagar até 31 dez

Reconciliação de saldos

PEC, Fundo de Compensação · antes do fecho

Relações sócios‑sociedade

Documentar preços · dossier até 15 jul

Nível de risco fiscal

Forma vs. substância — que risco assumir?

Uso preditivo das contas

Orçamentos, análises e ferramentas de IA

0/8verificados

OBRIGADA

Paula Franco · Bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados